Tips AVG & VvE

• Beperk informatie op papier, lastig te delen en moeilijk te beveiligen/controleren
• Elke computer die toegang heeft tot data beveiligen met inlog
• Noodzakelijk, snel intredende schermbeveiliging met wachtwoord
• Beveilig ook de toegang tot backups
• Geen USB sticks gebruiken, risico tot rondslingeren
• Liever een tablet (b.v. iPad) met toegangscode dan een papieren dossier
• Voeg geen getekende presentielijst aan de notulen, maar noteer het aantal aanwezige stemmen
• Discutabel: gebruik een open invullijst voor aanwezigheid vergadering. In de praktijk werkt een afvinklijst beter/makkelijker, maar wees bewust van de risico's hiervan. 
• Email: zeker bij grote VvE's, in de BCC en niet de CC of AAN
• Zet zaken met notulen altijd achter een beschermde omgeving. Ook bij 'eigen' VvE-websites.
• Let op de verwoording in notulen. Soms is het voldoende om te benoemen: eigenaar van appartement nummer X, in plaats van voor en achternaam.
• Informeer eigenaren individueel over de stand van betalingen en hanteer een totaalsom op de balans (debiteuren/crediteuren) in de meer openbare stukken. Bij bestuursleden / ledenvergadering / kascommissie kunnen deze altijd toegelicht worden.  

Privacy is niet een lijst met 'regels' vast te stellen. De bestuurder -beheerder - administrateur is ten dienste van de VvE en dient haar leden transparantie en inzicht te geven.  Tegenover derden is een VvE niets verplicht en hoeft deze geen informatie over leden te verstrekken. Hierom; geen data zonder inlog waar leden in staan naar derden toegankelijk te stellen.

Een veelgestelde vraag van mensen die oriënterende zijn naar een nieuwe beheerder: Moet een beheerder mij alle stukken per mail sturen?

Nee; Inzicht geven in stukken, betekent niet de verplichting alles per ommegaande via email op te sturen of online aan te bieden. Inzicht kan ook betekenen het (binnen redelijke termijn) laten zien van stukken 'onder toezicht'.  

In de praktijk sturen wij alles per mail, omdat een lid daar (in onze ogen) recht op heeft. Transparantie & inzicht van leden in de VvE en wij hebben niets te verbergen. Indien hier echter gegevens bij zitten waarvan wij vinden dat deze privacy gevoelig zijn; dan zullen wij dat toelichten in de mail en/of in een telefonisch gesprek vooraf kenbaar maken. 

Zolang men 'bewust' omgaat met de privacy en voldoet aan de 'inspanningsverplichting' dan zal resultaat daar ook naar zijn.

Algemene informatie over - AVG en de VvE.