Verenigingen van eigenaren hebben te maken met verschillende kosten:
Jaarlijks terugkerende voorspelbare kosten (
verzekeringen / abonnementen / contracten)
Kleine kosten, deels voorspelbaar (
regulier onderhoud)
Groot onderhoud, zeer grote kostenpost (onregelmatig)
Veel van het geld, in aantal boekingen gaat naar kleine kosten posten. Het dagelijks onderhoud, bankkosten, langlopende contracten etc. Op de verzekeringen en contracten valt soms (ook) goed te besparen, echter het grote geld gaat naar het groot onderhoud. Denk aan vervanging van het dak, schilderwerkzaamheden, riool, standleiding, rook / gas kanalen. Allemaal items die moeten gebeuren, en besluiten vallen op de algemene leden vergadering (ALV).
De uitdaging voor een VvE is dat het 'groot onderhoud' niet regelmatig voorkomt. Ieder onderdeel is weer nieuw. Hierdoor is het voor de leden van de vereniging (vve) altijd 'bijzonder' en 'omslachtig'. Het is aan de bestuurder om dit proces in goede banen te brengen.
Wil je niet teveel betalen voor groot onderhoud? Dan zal de bestuurder zijn beste been voor moeten zetten. Hierbij geven wij u enkele tips:
Wanneer doe je groot onderhoud:
- niet te vroeg (zonde van het geld)
- niet te laat (wanneer de schade onnodig groot is geworden of er spoed maatregelen nodig zijn)
Met wie doe je groot onderhoud:
- zoek naar de juiste partij geografisch, lokatie kan belangrijk zijn
- specialistisch of generalistisch (expert of aannemer)
- vaste partij of wisselende partij
- doe een goede aanbesteding !
Besluit op de juiste manier:
- zorg ervoor dat het proces (aanbesteding) transparant is
- informeer het bestuur en/of de leden uitgebreid
- zorg ervoor dat het besluit rechtsgeldig is
Begeleid het onderhoud:
- na het gunnen van de opdracht begint de oplettendheid
- verzorg tussentijdse inspecties (zowel aangekondigd als spontaan)
- rapporteer ook terug naar bestuur en de uitvoerende partij
- wacht niet tot het laatste moment, maar stuur bij gedurende het proces
Rond goed af:
- wanneer een project voldoende vaak is bijgestuurd is een afronding vaak eenvoudig
- informeer (bestuurs)leden tijdig
- voer een eind-inspectie uit, met rapport
- doe vervolgens nog een controle op eventuele opleverpunten
- alles klaar, wikkel het dan pas financieel af
Sluit goed af:
- evalueer intern en maak een kort verslag voor de ALV
- agendeer een inspectie
binnen de garantietermijn
Wanneer alle stappen zijn doorlopen realiseer je de beste prijs, het minste meer-werk en de beste kwaliteit. Daarnaast ook nog eens de soepelste ervaring. Door op deze manier niet met 'vaste' bedrijven te werken, kan de
beste oplossing gevonden worden
voor de VvE.
Groot onderhoud is een tijds / arbeidsintensief proces, echter indien goed uitgevoerd kan dat
heel veel geld schelen voor de VvE, want gedurende deze trajecten spendeer je makkelijk ineens veel geld, wat vaak onnodig is of voorkomen had kunnen worden. Door een goede uitvoer, verdient de bestuurder zich vanzelf terug!
Lees hier meer over wat het beheren van VvE inhoud.
